Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari bab ini, kalian mampu mengintegrasi konten antaraplikasi perkantoran (pengolah kata, angka, dan presentasi), menggunakan fitur lanjut, dan menyajikan konten aplikasi dalam berbagai representasi yang mudah untuk dianalisis.
Pertanyaan Pemantik
Tahukah kalian cara menggabungkan konten hasil beberapa aplikasi?
Peta Konsep
Apersepsi
Ada kalanya, kalian perlu membuat sebuah laporan yang membutuhkan data dari berbagai file aplikasi perkantoran yang kita miliki. Oleh sebab itu, integrasi antar aplikasi perkantoran ini sangat diperlukan. Hal ini untuk memudahkan kalian dalam proses analisis data sehingga penyajiannya jadi lebih baik. Bayangkan kalau kalian harus menyajikan data secara langsung dari file yang berbeda-beda. Tentunya akan sangat tidak nyaman.
Kata Kunci
Integrasi aplikasi perkantoran, fitur lanjut aplikasi perkantoran, Microsoft
Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Mail Merge, Object Linking & Embedding, Video Presentasi
Aplikasi office (aplikasi perkantoran) adalah kumpulan aplikasi yang digunakan untuk memudahkan pekerjaan perkantoran. Karena berupa aplikasi, fitur-fiturnya sudah tersedia dan dapat langsung digunakan oleh pengguna, tanpa harus membangunnya sendiri menggunakan bahasa pemrograman.
Secara umum, aplikasi perkantoran terbagi menjadi beberapa jenis menurut kegunaan dan fungsinya.
Tiga di antaranya yang paling banyak digunakan ialah seperti berikut.
1. Aplikasi pengolah kata (word processor). Aplikasi ini fitur utamanya digunakan untuk membuat dan mengolah dokumen, misalnya membuat
surat, menyusun laporan, dan lain-lain.
Contoh aplikasi pengolah kata ialah Microsoft Word, Open Office Word, Google Docs, dan lain-lain.
2. Aplikasi pengolah lembar kerja (spreadsheet). Aplikasi ini fitur utamanya digunakan untuk mengelola data yang disajikan dalam bentuk lembar kerja, yaitu tabel dua dimensi yang terdiri atas kolom dan baris fiturfitur yang tersedia dapat mempermudah perhitungan data dan mengolah data secara statistik, dan dapat menampilkannya dalam bentuk diagram.
Contoh aplikasi spreadsheet ialah Microsoft Excel, OpenOffice Spreadsheet, Google Sheet, dan lain lain.
3. Aplikasi pembuat bahan presentasi yang disebut slide. Aplikasi ini fitur
utamanya digunakan untuk memudahkan kita untuk membuat slide presentasi dengan mudah dan cepat serta menghasilkan slide yang menarik. Slide presentasi adalah objek yang terdiri atas butir-butir penjelasan, dapat disertai gambar atau ilustrasi lainnya.
Contoh perangkat lunak pembuat presentasi ialah Microsoft Office PowerPoint, OpenOffice Presentation, Google Slide, dan lain-lain.
A. Integrasi Konten Aplikasi Perkantoran
Mengintegrasikan artinya menyatukan beberapa objek, data, atau komponen untuk membentuk sesuatu yang utuh dan bermakna, walaupun komponennya tadinya terpencar atau tidak ada hubungannya. Misalnya, kita harus membuat sebuah laporan berdasarkan pengamatan yang datanya dibuat dan divisualisasin dengan excel.
Sebelum laporan lengkap, kita membuat proposal dalam bentuk slides. Saat kita membuat laporan, untuk menghindari mengerjakan hal yang
sama (mengetik ulang), kita perlu “membawa” potongan hasil kerja dengan MS Excel, MS Word, dan MS PowerPoint ke dalam MS Word karena laporan akhir dibuat dengan MS Word.
Setiap jenis aplikasi perkantoran memiliki fungsi yang berbeda sehingga
pengguna biasanya hanya menggunakan satu aplikasi sekali waktu, misalnya menggunakan aplikasi word processor untuk menyusun dokumen. Akan tetapi, ada kalanya, pengguna memerlukan lebih dari satu aplikasi untuk suatu keperluan.
Sebagai contoh, saat diperlukan laporan yang memuat diagram, selain aplikasi pengolah kata, diperlukan juga aplikasi pengolah lembar kerja yang dapat membuat diagram dengan lebih presisi. Oleh karena itu, diperlukan integrasi konten antaraplikasi perkantoran.
Integrasi memungkinkan untuk mengaitkan data maupun fitur antar aplikasi sehingga data atau fitur pada satu aplikasi dapat digunakan di aplikasi yang lain.
Integrasi konten aplikasi perkantoran bertujuan untuk menggabungkan konten aplikasi lain dalam satu aplikasi. Sebagai contoh, pada Microsoft Office, data dari Microsoft Excel dapat ditautkan dengan dokumen pada Microsoft Word dalam pembuatan surat, atau data di Microsoft Excel ditautkan dengan presentasi pada MS PowerPoint dalam menampilkan grafik dan tabel. Kedua contoh tersebut merupakan contoh implementasi dari integrasi konten antaraplikasi di Microsoft Office. Microsoft Excel digunakan sebagai sumber data atau objek untuk disajikan dalam dokumen atau presentasi.
Terdapat beberapa cara untuk mengintegrasikan data, teks, gambar antar aplikasi perkantoran.
Cara itu menggunakan:
(a) teknik “Salin-Tempel”(Copy Paste) atau “Gunting-Tempel” (Cut Paste),
(b) Menu yang tersedia di aplikasi,
(c) teknik Object Linking dan Embedding
1. Integrasi dengan Perintah Cut, Copy, dan Paste
Perintah Cut (Potong), Copy (Salin), dan Paste (Tempel) pada aplikasi komputer saat ini diinspirasi dari praktik tradisional dalam pengeditan naskah yang diketik pada sebuah kertas, di mana orang akan memotong (cut) paragraf dari halaman dengan gunting dan menempelkannya ke halaman lain (paste).
Praktik ini tetap berlangsung hingga 1980-an. Pada saat itu, toko alat tulis bahkan menjual "gunting pengeditan" dengan bilah cukup panjang yang mampu memotong halaman selebar 22 cm.
Saat ini, perintah Cut, Copy, dan Paste sangat populer digunakan. Banyak aplikasi menyediakan cara unik untuk metode ini seperti: kombinasi tombol, menu tarik-turun (pull-down menu), menu pop-up, dll.
Mekanisme tradisional Cut, Copy, dan Paste menggunakan gunting, sedangkan pada aplikasi komputer, perintah Cut memindahkan teks/grafik atau objek lain ke dalam clipboard atau buffer berupa tempat penyimpan sementara. Perintah Paste akan memindahkan objek dari clipboard tersebut menuju ke dokumen tujuan.
Perintah Copy akan menyalin teks/grafik atau objek lain yang disorot ke dalam clipboard dan akan memindahkan objek dari clipboard tersebut menuju ke dokumen tujuan.
 |
| Gambar 3.2 |
Perintah “Potong dan Tempel” memiliki urutan cara yang sama, tetapi perintah untuk Potong, yaitu menggunakan Ctrl-x (⌘ + x untuk pengguna Macintosh). Contohnya, melakukan Copy-Paste pada tabel dari aplikasi lembar kerja ke pengolah kata.
Atau, melakukan penyalinan dari MS Word dan ditempel ke MS Excel atau MS PowerPoint. Artinya, kita dapat membuka 2 atau 3 aplikasi sekaligus, dan membawa potongan teks, tabel, gambar dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya.
Karena praktis, kita sering melakukan Copy-Paste. Copy-Paste perlu dilakukan dengan cermat jika hasilnya masih harus diedit/diubah. Seringkali, terjadi CopyPaste yang menghasilkan teks yang salah karena penulis lupa mengedit
2. Fitur Integrasi Konten pada Aplikasi
Integrasi konten pada bagian ini dilakukan dengan menggunakan fitur integrasi yang tersedia di aplikasi. Kita dapat menggunakan menu pada salah satu aplikasi yang secara otomatis membuka aplikasi lainnya. Misalnya, pada Microsoft Word, ketika dipilih menu Insert Chart, Microsoft Excel secara otomatis akan terbuka.
Tentu, kalian juga membawa diagram ke MS PowerPoint dan melakukan hal yang sama. Gambar 3.3 dan Gambar 3.4 menunjukkan contoh menu Insert Chart yang dapat menampilkan sheet yang dapat diisi data untuk membuat Diagram.
3. Object Linking & Embedding
Pada Object Linking (untuk Microsoft Office), objek yang berasal dari aplikasi perkantoran lain dapat disisipkan ke aplikasi perkantoran yang sedang dibuat. Perubahan pada data sumber akan mengakibatkan perubahan pada objek yang dihubungkan dengan fasilitas ini pada aplikasi lainnya.
Pertanyaan Pemahaman
Ayo Lakukan
Aktivitas Individu
Aktivitas TIK-K10-01 Integrasi Word dan Excel
Seringkali, kalian perlu untuk membuat laporan yang mengandung gambar dan diagram (chart). MS Word menyediakan editor gambar tetap terbatas dan tidak direlasikan dengan data. Jika diagram berasal dari data yang diolah dan dibuat dengan MS Excel, kita perlu “memindahkan” diagram yang berasal dari data dan dibuat di MS Excel, menjadi potongan gambar pada MS Word.
Kalau data berubah, kita harus mengulangi proses yang sama.
Langkah-Langkah Aktivitas (Tampilan yang disajikan menggunakan MS
Office 2016):
1. Buka aplikasi MS Word.
2. Klik menu Insert Chart.
3. Pilih jenis diagram yang diinginkan. Maka, akan muncul tampilan diagram secara otomatis pada Word dan Excel yang memuat datanya, seperti pada gambar berikut.
4. Lakukan pengubahan pada data sesuai dengan yang diperlukan.
Banyaknya baris maupun kolom dapat disesuaikan. Kemudian, Tutup
MS Excel.
5. Ubahlah judul diagram dengan melakukan double click pada Chart Title.
Tulis judul sesuai dengan yang diinginkan, seperti contoh berikut
Pertanyaan Pemahaman
AYO LAKUKAN
Aktivitas Individu
Aktivitas TIK-K10-02 Integrasi PowerPoint dan Excel
Dalam aktivitas ini, kalian akan membuat tabel excel sebagai bagian dari
objek dalam sebuah slide PowerPoint.
Langkah-Langkah Aktivitas
1. Buka aplikasi MS PowerPoint.
2. Klik menu Insert Table Excel Spreadsheet. Perintah ini akan membuka
Worksheet secara otomatis seperti berikut
3. Buatlah tabel secukupnya. Meskipun yang terbuka hanya jendela kecil, tetapi fitur-fitur Excel, termasuk fungsi-fungsinya, tersedia secara
lengkap seperti yang biasa terdapat pada aplikasi MS Excel. Peserta dapat mencoba fungsi-fungsi matematika yang biasa digunakan.
4. Apabila ingin update pada data, lakukan double click pada tabel, akan
muncul kembali worksheet. Kemudian, lakukan perubahan sesuai yang
diinginkan.
Ayo, Kita Praktik
Aktivitas Individu
Aktivitas TIK-K10-03 Membuat Diagram Pada PowerPoint Dari Excel
Kalian harus menyiapkan presentasi dari data hasil pengamatan. Karena data pengamatannya tidak banyak, lebih praktis untuk langsung mengetikkan data dan membuat diagram langsung pada slides.
Langkah-Langkah Aktivitas
1. Buka aplikasi MS PowerPoint.
2. Klik menu Insert Chart.
3. Pilih jenis diagram yang diinginkan. Maka, akan muncul tampilan diagram secara otomatis pada MS PowerPoint dan tampilan worksheet Excel yang memuat datanya, seperti pada gambar di bawah
4. Lakukan pengubahan pada data sesuai dengan yang diperlukan. Banyaknya baris maupun kolom dapat disesuaikan pula.
5. Tutup worksheet.
6. Ubahlah judul diagram dengan melakukan double click pada Chart Title.
Tulis judul sesuai dengan yang diinginkan.
AYO LAKUKAN
Aktivitas Individu
Aktivitas TIK-K10-04 OLE (Object Linking & Embedding) – Excel dan Word
Ada kalanya, kalian perlu memasukkan data yang telah dibuat pada MS Excel ke suatu laporan yang disusun dengan menggunakan MS Word. Dalam hal ini, data telah ada sehingga tinggal dimasukkan saja. Tentunya, salah satu cara yang paling cepat ialah menggunakan copy-paste biasa. Akan tetapi, dengan cara ini, data akan tersaji secara statis ialah data saat disalin sehingga jika terjadi perubahan pada data sumbernya di Excel, data pada Word tidak berubah. Hal ini bisa diatasi dengan menggunakan fasilitas Object Linking and Embedding (OLE).
Langkah-Langkah Aktivitas
1. Buka aplikasi Excel.
2. Buatlah tabel pada Excel secukupnya.
3. Blok tabel yang sudah dibuat, kemudian copy tabel tersebut.
4. Buka Word.
5. Lakukan klik kanan.
6. Di bawah Paste Options, seperti terlihat pada gambar berikut, terdapat beberapa pilihan paste, pilih salah satu di antara Link & Keep Source Formatting (F) atau Link & Use Destination Styles (L). Perbedaan di antara keduanya hanyalah pada format tabelnya (misalnya font), yaitu
menggunakan format sumber dari Excel (untuk pilihan Link & Keep SourceFormatting) atau menggunakan format pada Word (untuk pilihan Link &Use Destination Styles).
Selanjutnya, akan kita lakukan perubahan pada data sumber menggunakan perintah-perintah berikut ini.
7. Ubah data pada file Excel, misalnya dengan mengganti salah satu data pada tabel.
8. Perhatikan perubahannya pada Word.
Aktivitas Individu
Aktivitas TIK-K10-05 OLE (Object Linking & Embedding) –Excel dan PowerPoint
Pada aktivitas ini, kalian akan mencoba untuk menggunakan fitur OLE untuk menghubungkan tabel yang dibuat pada Excel ke slide pada PowerPoint.
Langkah-Langkah Aktivitas
1. Buka aplikasi Excel. Buatlah tabel pada Excel secukupnya. Simpan file
Excel.
2. Buka MS PowerPoint.
3. Pilih Insert Object. Perintah ini akan membuka jendela seperti pada
gambar berikut.
sebelumnya pada langkah 1-3.
yang telah dibuat pada file Excel. Tampilannya sebagai berikut.
Aktivitas Individu
Aktivitas TIK-K10-06 Mail Merge
1. Buka Excel.
2. Buatlah tabel yang berisi data nama siswa, alamat, nama orang tua, kurang lebih seperti contoh di bawah ini.
3. Simpanlah file Excel tersebut.
4. Buka Word.
5. Buatlah dokumen surat kurang lebih seperti pada contoh berikut ini
7. Carilah file excel yang telah dibuat sebelumnya pada langkah 1-3.
8. Klik Open pilih sheet yang sesuai klik OK.
9. Letakkan kursor pada sebelah kanan ‘Yth.’.
10. Klik Insert Merge Field pilih Hubungan.
11. Ulangi langkah 9 dan 10 untuk bagian-bagian lain dari dokumen surat sehingga diperoleh hasil seperti gambar berikut.
12. Untuk melihat hasilnya, klik Preview Result. Tampilan hasil seperti pada gambar berikut.
13. Gerakkan panah ke kiri dan ke kanan untuk melihat tampilan datalainnya. Data pada setiap baris akan ditampilkan satu per satu.
Aktivitas TIK-K10-07 Pembuatan Daftar Isi
Pada aktivitas ini, siswa mengeksplorasi sendiri sebuah tutorial MS Word
untuk melakukan otomasi pembuatan Daftar Isi laporan.
Pengantar
Pernahkah kalian melihat daftar isi sebuah buku? Daftar isi terdiri atas apa saja? Andaikata kalian sedang menulis laporan, alangkah susahnya jika harus mengetik judul bab satu per satu, kemudian mencatat nomor halamannya. Belum lagi jika teks berubah sehingga nomor halaman berubah. Adakah solusi?
MS Word dapat membuat daftar isi secara otomatis dengan merujuk pada dokumen yang telah diberi Styles pada menu Home.
Daftar isi dibuat dari teks yang diberi style Heading 1, Heading 2, Heading 3, dst. Jadi, kalian harus menandai judul bab dan subbab yang akan ditampilkan pada daftar isi dengan Style Heading 1, Heading 2, atau Heading 3. Tampilan tingkat kerincian pada daftar isi dapat disesuaikan sesuai dengan kebutuhan.
Apa yang Harus Kalian Lakukan?
Ambillah sebuah laporan yang pernah kalian buat sebelumnya. Berilah styles pada judul bab dan subbab pada laporan tersebut. Pastikan judul bab pada setiap bab diberi style “Heading 1” dan judul bab pada setiap subbab adalah “Heading 2”. Buatlah daftar isinya. Setelah itu, tambahkan bab dari file yang lain, dan tambahkan pada laporan kalian. Perbaharuilah daftar isi kalian. Mudah, bukan?
Tantangan:
Selain membuat daftar isi secara otomatis, kalian juga dapat mengacu secara otomatis nomor dan judul gambar, tabel atau potongan teks (misalnya akibat penomoran otomatis, saat menyisipkan gambar atau tabel, nomor bergeser. MS Word dapat menyesuaikan rujukan ke gambar, tabel, potongan teks atau rujukan lain secara otomatis. Eksplorasilah fitur pada menu “References”, karena prinsipnya akan mirip dengan dengan pembuatan daftar isi. Identifikasi polanya, dan kalian akan dapat melakukannya sendiri. Kalian dapat mengeksplorasi semua menu MS Word, dan diskusikan dengan teman atau guru kalian. Kalian diharapkan dapat mengenali pola kesamaan dan perbedaannya!
